Quanto conta la scelta della location in un evento aziendale?

Tanto, tantissimo.

Un evento studiato nei minimi dettagli ambientato in un contesto non consono all’appuntamento sfigurerebbe, e lo stesso dicasi per il contrario. Quindi, per un evento impeccabile, la location dev’essere:

1. Adeguata al numero di invitati:
   • Il primo touch-point nella scelta del luogo dev’essere il numero di persone; quante saranno quelle previste? Su quali location ci orientiamo e quali invece possiamo già escludere? Per evitare di affittare una sala troppo piccola o troppo grande, per gli eventi aperti al pubblico è buona norma imporre il ‘numero chiuso’; in questo caso le iscrizioni si otterranno anche più velocemente.
2. Coerente con l’evento
   • Se si tratta di un incentive tour meglio optare per un posto incantevole come un hotel di lusso o una dimora storica, mentre per un meeting/congresso sarà preferibile virare la scelta su una sala innanzitutto funzionale, come le sale meeting degli hotel o quelle affittabili negli spazi di coworking.
3. Sufficientemente attrezzata:
   • Nella location scelta ci dovrà essere tutto ciò di cui abbiamo bisogno – videoproiettore, dotazioni audiovisive, servizio catering, ecc… – e nulla di più se non volutamente richiesto, altrimenti i prezzi lieviteranno inutilmente.
4. Comodamente raggiungibile:
   • La presenza a un evento aziendale, indipendentemente dalla tipologia, è un ulteriore sforzo che si richiede agli invitati rispetto al lavoro ordinario; organizzarlo in una location facilmente raggiungibile con i mezzi propri o di terzi (auto, treno, , aereo) aiuterà a minimizzarlo. Qualora il posto non fosse raggiungibile in automobile, attrezzarsi con transfer e navette che accompagnino gli invitati fino al luogo dell’evento.
5. Adatta alle esigenze degli accompagnatori:
   • Sebbene il fulcro degli invitati siano i dipendenti dell’azienda o i clienti, non devono passare in secondo piano le esigenze degli accompagnatori, in modo tale da non creare disagio a nessuno. Ipotizzare, nel programma dell’evento, delle attività di intrattenimento, come visite guidate a musei o mostre, durante le ore di riunione