L’adrenalina e la responsabilità crescono sempre di più.

Hai paura di incappare in qualche errore che potrebbe rovinare l’intero evento?

Noi ti veniamo incontro con una lista sui 10 errori da non fare quando ne si organizza uno.

1. Evento fai da te
   • La prima idea (sbagliata) che può venire in mente dopo aver ricevuto una richiesta di questo tipo è cercare di addossarsi tutte le responsabilità, organizzando l’evento in prima persona. Se alla voce vantaggi si conta su un ipotetico risparmio sull’organizzazione, la voce svantaggi è molto più rappresentata, con il rischio di un risultato negativo dell’evento stesso.
2. Organizzare più attività possibili
   • L’entusiasmo che anima il backstage di un evento potrebbe portarci ad arricchirlo con un numero eccessivo di attività. Meglio optare per poche scelte di qualità, per evitare che i partecipanti sostengano una mole di lavoro troppo grande.
3. Non prendere in considerazione i tempi morti
   • Essendo le pause tempi molto brevi, le si può rischiare di dimenticare. Sono, però, da tenere fortemente in considerazione per le necessità delle persone. Da considerare con grande attenzione anche i tempi degli spostamenti, sempre sottovalutati.
4. Risparmiare sui servizi, soprattutto sulla ristorazione
   • Nel caso in cui il budget per l’evento sia adeguato, ripartirlo consapevolmente tra le varie spese. Nel caso in cui sia meno importante, valutare una location più vicina e più economica, cercando di non risparmiare mai sul servizio ristorazione.
5. Non fornire tutte le informazioni corrette per l’evento
   • Nell’invito per i partecipanti è bene non dimenticare nessun aspetto. Dalle informazioni principali come data, orario e localizzazione fino a quelle più specifiche, come il dettaglio delle attività in programma per tutti i giorni dell’evento.
6. Chiedere preventivi senza prima farsi un’idea dell’ordine di spesa
   • La raccolta dei preventivi di tutte le aziende comprensivi di servizi inclusi è un’operazione necessaria. È importante svolgerla solo dopo aver reperito il numero dei partecipanti, le date dell’evento, la zona e i tutti i servizi richiesti.
7. Volersi distinguere a tutti i costi
   • Volersi distinguere dalla massa, organizzando un evento unico nel suo genere, è un concetto condivisibile. È bene però cercare di non stressare troppo il concetto, per evitare di ottenere l’effetto opposto.
8. Dilatare i tempi di decisione, definizione del programma e del progetto dell’evento
   • Prendersi il tempo necessario per decidere il programma generale e per definirlo giorno per giorno è più che necessario. Un importante ritardo in questa fase potrebbe, però, precludere la buona riuscita dell’evento. Magari per un disguido dell’ultimo minuto.
9. Cambiare in corsa gli elementi chiave
   • L’invio del programma ufficiale dell’evento ai partecipanti non prevede passi indietro. Eventuali errori o cambi di programma, anche se comunicati in tempo, potrebbero non essere correttamente recepiti dagli invitati.
10. Chiedere all’agenzia o al professionista troppe idee diverse
    • Per chi non ha accumulato sufficiente esperienza nell’organizzazione di eventi, un consiglio da un consulente esterno – agenzia o professionista – può rivelarsi vitale. Una richiesta di eccessive idee alternative, invece, potrebbe dilatare i tempi e confondere ancora di più le idee.