Il meeting è un incontro che l’azienda organizza per fare il punto della situazione su alcuni progetti/idee e per discuterne attivamente con i collaboratori in una conversazione uno a uno. La durata degli incontri mediamente non supera il giorno e mezzo e il numero dei partecipanti non è troppo significativo, per evitare di perdere il focus sulla riunione.
Quali aspetti, più di altri, è fondamentale curare per la riuscita di un meeting perfetto?
Funzionalità
Un aspetto molto importante nell’organizzazione di un meeting perfetto è la scelta della sala, che dev’essere funzionale alle esigenze del singolo incontro. È fondamentale che la stessa disponga di tutti i materiali necessari: dalla cancelleria alla rete internet, dal proiettore – se necessario – a un tavolo in cui tutti i partecipanti riescano a guardarsi fra loro. Una sala essenziale, di una misura compatibile con il numero di persone coinvolte, illuminata da una confortevole luce naturale è il contesto perfetto per la riuscita di un buon meeting.
Accessibilità
Altra caratteristica importante è la facile raggiungibilità del posto, insieme alla sufficiente disponibilità di parcheggio. Location distanti e minuti persi a trovare posteggio sono gli ultimi problemi che si vogliono avere. Senza contare che questi due problemi potrebbero causarne un terzo: un ritardo sulla tabella di marcia del programma. Indicare con cura indirizzo e possibilità di parcheggi nelle vicinanze è sempre molto gradito e renderà l’operazione di arrivo più agile e veloce.
Organizzazione
Prima di invitare i partecipanti, è indispensabile avere una chiara organizzazione di come sarà strutturato l’incontro. La scelta migliore è quella di appuntarsi in un’agenda numero di partecipanti, ora di inizio e fine meeting – tassativamente da rispettare, in particolare la seconda – tempistiche delle pause e relatori da coinvolgere, con il rispettivo orario. Solo successivamente, sarà il momento di passare agli inviti – per e-mail o telefono in base a quanto li si voglia rendere personali – da effettuare con largo anticipo per evitare assenze indesiderate.
Cura dei pasti
In Italia, dove la cultura alimentare è più radicata che in qualsiasi altro paese del mondo, anche l’attenzione ai pasti e alle pause durante un meeting non passa in secondo piano. Da semplici interruzioni di percorso si possono infatti trasformare in piacevoli momenti, che possono favorire il consolidamento dei rapporti fra i colleghi. Proprio per questo, diventa quindi di fondamentale importanza reperire in anticipo tutte le informazioni riguardo le preferenze alimentari – meglio chiederle assieme all’invito – per poter riuscire a soddisfarle al meglio nel giorno prefissato. Sia durante il pasto principale, sia durante i coffee break.
Dulcis in fundo
I partecipanti del meeting, oltre ai fondamentali argomenti trattati durante l’incontro, avranno un ricordo della giornata che dipenderà da due momenti chiave: l’inizio e, ancor di più, la fine. Perché non organizzare un’attività alternativa in chiusura, come un aperitivo, una visita guidata ad un museo o una forma di intrattenimento durante la cena? In questo modo eventuali problematiche emerse durante il meeting potrebbero essere ‘addolcite’ da una chiusura distensiva.
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