Nell’ultimo CDA è emerso il bisogno di organizzare un incontro aziendale. Avete a disposizione tutte le informazioni necessarie e resta solo più da decidere un aspetto: chi organizzerà l’evento?

Per prendersi in carico una responsabilità di questo genere è necessario scegliere un’agenzia o una persona, a meno che non siate voi, che rispetti i requisiti del perfetto event planner.

Il criterio prioritario è indubbiamente l’esperienza, una caratteristica necessaria ma non sufficiente.

Organizzare un evento non significa solamente scegliere giorno, orario e location, ma molto di più: significa scegliere i fornitori, pianificare il budget, strutturare i pasti, organizzare gli spostamenti, ecc…

Oltre ad agevolare nell’accelerazione dei tempi operativi, l’esperienza rappresenta un aspetto fondamentale per riuscire a risolvere gli imprevisti dell’ultimo minuto, che possono presentarsi nei momenti più inaspettati.

La stessa implica che, oltre a conoscere tutti gli step e le procedure da seguire, la persona in questione abbia sviluppato nel corso degli anni di lavoro anche una folta e approfondita conoscenza dei fornitori. Quest’ultima può essere d’aiuto sia per disporre di alcuni contatti altrimenti introvabili, sia per soddisfare la richiesta del cliente (l’azienda stessa) in periodi movimentati, ma anche per riuscire a strappare un prezzo di favore, che consenta all’azienda di investire la quota risparmiata per altri scopi.

Spostando l’attenzione sul committente, è doveroso fare alcune considerazioni. Sebbene le sue richieste rivestano un ruolo da protagonista e abbiano priorità rispetto alle idee altrui, ciò non significa che debbano sempre essere assecondate. Il committente dev’essere ascoltato empaticamente – cercando di soddisfare il più possibile i suoi desiderata – ma la saggezza acquisita nel corso del tempo deve tracciare la via per guidarlo verso le scelte giuste.

Non bisogna avere paura di scoraggiare il committente riguardo le proprie idee e decisioni sbagliate, anzi. Se i consigli andranno nell’ottica di prendere strade alternative, e distoglierlo dai suoi pensieri iniziali, saprà sicuramente apprezzarli nel momento in cui si riveleranno validi.