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Le 10 regole per organizzare
l’evento perfetto

10 Settembre 2019

Si sta avvicinando l’evento dell’anno e non vorresti, mai e poi mai, che qualcosa andasse storto. Oltre a incrociare le dita, esistono – per fortuna – dieci regole che devi rispettare quando stai organizzando un evento di questa portata. Quali sono? Le abbiamo riassunte per te in un decalogo da usare come promemoria ogni qual volta sei alle prese con un nuovo evento da organizzare.

 Capire con precisione il budget e muoversi di conseguenza: è inutile progettare un evento sfarzoso senza un budget sufficiente. Un budget ridotto ci metterà davvero alla prova, costringendoci a lavorare in modo certosino sull’allocazione delle risorse per una buona riuscita dell’evento.

 Recepire in modo chiaro il brief che ti è stato dato appuntandosi tutte le esigenze del caso: un evento non nasce per soddisfare gli organizzatori, ma per regalare agli ospiti la migliore esperienza possibile.

Chiedere in fase di briefing la stima massima di partecipanti: a prescindere dal budget, un altro aspetto che bisogna tenere in forte considerazione sono le numeriche; la scelta della location e l’organizzazione dei mezzi di trasporto dovrà essere fatta sulla base di queste.

 Conoscere lo storico: che cosa è stato fatto negli anni passati? Per evitare di ripetere qualcosa di già proposto, o peggio ancora di mal riuscito, informarsi su cosa è stato fatto negli anni precedenti, in modo tale da non replicare e – se ce ne fossero stati – imparare dagli errori o dalle criticità emerse.

 Avere ben chiaro lo scopo finale dell’evento: che tipo di evento sarà? Meeting, incentive tour, congresso? Quali sono gli obiettivi da raggiungere? Qual è il tema? In base alla tipologia e alle richieste del cliente, è necessario organizzare l’evento a partire da queste fondamenta.

Partire da una mailing list di fornitori affidabili, competenti e costanti nella qualità è il primo passo per vivere tutta l’organizzazione in maniera più serena. Ovviamente sta all’organizzatore aggiornare tutti in maniera efficace e puntuale su timeline e organizzazione, in modo che tutti lavorino al meglio e in maniera coordinata.

 Conoscere il contesto temporale dell’evento: intanto per avere un orizzonte temporale chiaro e poi per informarsi su altre possibili problematiche. Ci saranno altri eventi in concomitanza che potrebbero comprometterne la riuscita o il raggiungimento? I nostri invitati saranno in altri ambiti simili al nostro e dovranno scegliere? Mettersi in competizione con altri eventi è sempre rischioso. La data coincide con un evento che non è in competizione con il nostro, ma prevede grandi numeri e quindi potrebbe inficiare circolazione e prenotazioni di hotel e ristoranti? Informarsi in anticipo sarà più che necessario per evitare questo tipo di inconvenienti.

 Comunicare il valore aggiunto dell’evento nel pre e nel post: per gli incentive lavorare sulla comunicazione precedente per incentivare la partecipazione, per gli altri eventi fornire agli invitati, per tempo e dettagliatamente, istruzioni precise riguardo data, ora e luogo di inizio e fine evento, corredate di un programma approfondito anche ‘del durante’. Raccontare l’esperienza, con l’aiuto di materiale fotografico e video, aiuterà a creare quel valore aggiunto che lasci ai partecipanti qualcosa di più di un semplice evento. Al termine dell’evento, un update che ricordi i momenti più significativi aiuterà i partecipanti a rivivere con piacere l’esperienza fatta.

Non arrivare con i tempi contati: il ticchettio delle lancette che scandisce il poco tempo rimasto non giova a nessuno; se l’intera pianificazione si conclude qualche settimana prima o qualche giorno prima per gli eventi meno impegnativi, eventuali disagi o inconvenienti dell’ultimo minuto saranno più facilmente gestibili.

 Non negoziare sul costo del cibo: se proprio bisogna risparmiare, è bene non farlo sui pasti ma su altri servizi.

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