Il tuo capo ti ha assegnato un compito: entro fine mese devi organizzare una conferenza per presentare il lancio di nuovi prodotti e non hai abbastanza tempo. Come fare?
Ecco cinque buoni consigli per non sfigurare nella richiesta e per diventare la persona prescelta nell’organizzazione di una conferenza.
Definizione del budget
Di quante risorse economiche disponi per organizzare e promuovere l’evento?
Ancor prima di iniziare la ricerca di location, relatori e materiali, è importante porre questa domanda al proprio capo. Una volta ricevuto il dato, è consigliato suddividerlo in tanti piccoli budget – location, materiali, spese per i relatori, … – da tenere costantemente monitorati per evitare di superarli. Se si delega del personale esterno, controllare che anche quest’ultimo non faccia altrettanto. In caso di budget limitato, valutare la ricerca di sponsor e finanziamenti.
Organizzazione e comunicazione
Perché la conferenza sia ben organizzata, è necessaria prima di tutto un’ottima gestione interna. Bisogna definire insieme al proprio capo gli obiettivi, gli argomenti da trattare – meglio fare una scaletta degli interventi – le finalità, il target dell’evento, rispetto al quale adattare la comunicazione, e i media da presidiare.
Ultima, ma non da meno, è la scelta della location, che deve rispettare i criteri di affinità rispetto alle tematiche, comodità e funzionalità. Per facilitare il raggiungimento dell’evento, installare sempre una segnaletica direzionale verso la sala.
Efficienza
Una delle problematiche più frequenti negli eventi è la mancanza di efficienza: lunghe code agli accrediti, problemi nel servizio di traduzione istantanea e ritardo nei tempi prefissati. Se il locale scelto per la conferenza è un luogo spesso utilizzato per l’organizzazione di eventi, coinvolgere il personale che se ne occupa può essere la giusta soluzione per evitare questo tipo di problemi e per ottenere un ottimo risultato. Altro consiglio utile può essere l’affidarsi a servizi di gestione di eventi online, sia per accelerare la fase di conferma degli accrediti in loco, sia per fornire agli ospiti della conferenza un’agenda digitale con tutti gli interventi della giornata.
Accoglienza dei relatori
L’accoglienza dei relatori, che sia un evento interno all’azienda o rivolto al mondo esterno, ricopre un’importanza vitale. Si tratta di una fase che può avere un risvolto positivo o negativo sugli interventi degli stessi e sulle conferenze successive. Curarla sartorialmente anche con un pizzico di originalità – magari con un kit esclusivo studiato ad hoc – può essere la giusta chiave per ovviare a qualsiasi problema.
Catering di qualità
Sebbene il catering non rivesta una figura centrale nella conferenza, anch’esso deve ricevere le giuste attenzioni. Una non-cura del cibo offerto nelle pause – coffee break compresi – può essere il preludio a una lamentela degli ospiti. Affidarsi a un catering, possibilmente convenzionato, per predisporre offerte per tutte le esigenze alimentari – da richiedere in fase di iscrizione – è la soluzione per non farsi trovare impreparati. La predisposizione di una pausa pranzo take-away, che consentirebbe alle persone di consumarla anche fuori dall’edificio, sarebbe una scelta apprezzata soprattutto nella bella stagione.
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