Caso 1: videoconference individuali da remoto

Laddove l’esigenza è semplicemente quella di abilitare le persone a partecipare ad una videoconference nel migliore dei modi, più che l’equipaggiamento individuale conta segnalare poche ma indispensabili regole di comportamento in grado di garantire la buona riuscita dei collegamenti da remoto (leggi qui).

Dal punto di vista strettamente tecnologico, invece, ciò che non dovrebbe mai mancare sono tre cose, qui sotto elencate in rigoroso ordine decrescente di importanza:

1) Un auricolare con microfono a filo

Sembrerà un’arretratezza, ma non esiste nessun headset Bluetooth che superi in termini di stabilità di connessione e affidabilità un comune auricolare con microfono. Laddove il PC possedesse due ingressi (uno per il microfono e uno per le cuffie), dotatevi di un semplice splitter in grado di dividere su due jack le due connessioni.

A maggior ragione, da abbandonare subito anche la sola ipotesi di non usare auricolari, affidandosi al microfono integrato nella webcam e agli speaker del PC: nessun sistema di cancellazione del rumore sarà mai in grado di garantire l’assenza di echi ai tuoi interlocutori, estremamente fastidiosi e in grado di compromettere la buona riuscita della riunione.

2) Un monitor esterno

E’ innegabile: avere un solo monitor, seppur grande, per visualizzare la finestra del vostro software di videoconference ed eventuali altre applicazioni utili durante la riunione è davvero difficile.

Dotatevi quindi di un monitor esterno (possibilmente almeno da 21 pollici) per dividere le vostre finestre in maniera adeguata, ricordandovi sempre di Estendere lo schermo (e non di Duplicarlo) dalle impostazioni del PC!

3) Una webcam Full HD

E’ vero che durante le videoconference, specie se il numero di partecipanti è alto, la nostra immagine sarà ridotta a un piccolo francobollo, ma quando invece avremo noi la parola, alcuni (in base alle loro impostazioni del software) potrebbero vedere il nostro volto a pieno schermo.

Ecco, non c’è nulla di più triste e dimesso che mostrarsi “sgranati” e con un basso livello di dettaglio. Ricordatevi sempre che la comunicazione non verbale passa attraverso sguardi ed espressioni; se quelli non arrivano ai vostri interlocutori, ne perderete inesorabilmente in termini di efficacia.

Caso 2: videoconference di gruppo in sala riunioni

Diverso è il discorso quando un piccolo gruppo di persone si trova in un unico spazio a collegarsi ad altri partecipanti da remoto.

In questo caso le possibilità sono due: se lo spazio è dotato di videocamera, microfono ambientale e schermo, allora i partecipanti potranno interagire con i colleghi a distanza in modo collettivo, come farebbero in presenza, ma dovranno dotarsi di un sistema nato con quello scopo, affidandosi ai produttori maggiormente riconosciuti per la qualità dei loro sistemi di cancellazione del rumore; viceversa opereranno come nel caso 1, intervenendo individualmente pur trovandosi nello stesso luogo fisico.