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La vita di oggi non è neanche lontanamente paragonabile a quella dei nostri nonni, né tantomeno a quella dei nostri avi. I dispositivi tecnologici, smartphone in primis, sono diventati sempre più parte integrante della nostra quotidianità. Ogni momento è buono per tirare fuori dalla tasca il nostro compagno di vita e consultarlo per un dubbio, per prenotare un servizio, per acquistare un prodotto in offerta o per chiamare il nostro partner.
E in ambito lavorativo?
Se una volta il dogma era tenere il cellulare spento o non utilizzarlo, è indubbio che i tempi siano cambiati anche in quest’ambito. I cellulari ci permettono ogni giorno di più di agevolarci in molte delle azioni che prima compivamo a mano. Così vale anche nel campo degli eventi aziendali, nel quale sono state rilasciate delle interessanti, e molto utili, app per tenere traccia di tutto ciò che può aver a che fare con l’organizzazione di un evento.
Quali sono le 10 da tenere sempre a portata di mano per un event planner?
Quante volte ti è capitato di conoscere una persona interessante, di scambiare il biglietto da visita e di non ritrovarlo più quando ne avevi bisogno?
Infinite, probabilmente perché non conoscevi quest’app. Il suo utilizzo è semplicissimo. È sufficiente infatti scannerizzare il biglietto da visita perché l’app capti tutti i dati inseriti all’interno del biglietto e li inserisca in una scheda apposita.
Quanto sono confusionarie le chat di gruppo? Tanto. Molto spesso, perché si perde di vista il filo principale del discorso. Con Slack sarà molto più difficile che questo succeda perché si lavora su chat tematiche. Ognuna ha il proprio argomento e viene utilizzata per trattare solo quella tematica. Un toccasana per chi ha sempre pensato che le chat di gruppo creassero solo disorganizzazione.
Quanto è difficile tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto? Spesso ci si dimentica ciò che si è fatto nella tal data, perdendo la connessione temporale dei fatti. Con quest’app è tutto più semplice: si creano delle schede – da scorrere cronologicamente in senso orizzontale – in cui si aggiungono i collaboratori e i relativi task. Da svolgere, in corso o già svolti.
L’app da avere per chi ama prendere note ma vuole stare al passo con i tempi. Interfaccia estremamente intuitiva e ottima connessione tra i dispositivi grazie alla funzione cloud. Non è (ovviamente) un semplice spazio in cui poter organizzare solo appunti testuali, ma anche file, foto, video e note vocali. Il quid? L’integrazione con gli assistenti vocali di Google e iOS.
Una piattaforma per la gestione operativa di tutte le fasi di un evento aziendale. Permette di eliminare le code all’ingresso con il check-in digitale, di fare networking, di informare i propri ospiti riguardo i relatori, il programma e le info per raggiungere l’evento, di coinvolgerli con contenuti multimediali e domande live, e per gli organizzatori, di avere tutte le possibili statistiche della manifestazione.
Se hai tante cose per la testa – come in un evento aziendale – e non riesci a organizzarle, questa è l’app che fa per te. Lo stesso team di Wunderlist, un’app che permette creare to-do list condivisibili con scadenze per qualsiasi bisogno, ha sviluppato quest’applicazione. Le funzioni aggiuntive? I suggerimenti per le priorità giornaliere, la possibilità di assegnare colori differenti agli elenchi, la personalizzazione della pianificazione giornaliera, la sincronizzazione delle attività con Outlook e la modalità scura.
Avete presente il servizio di Google per creare sondaggi online? È scaricabile anche per Android – da iOS i sondaggi si possono solo compilare – e dà moltissimi vantaggi per un event planner. In fase pre-evento si possono indagare le esigenze e i desideri degli invitati e costruire l’evento ad hoc. In fase post-evento il servizio è utile per raccogliere i feedback, positivi o negativi, dei partecipanti all’evento. Utile no?
Hai pensato di organizzare una conferenza multilingue ma non vorresti dotare gli invitati della complessa strumentazione? Da oggi, grazie a quest’app, è possibile. Si crea l’evento in app, si inseriscono gli interpreti – i quali possono anche tradurre altrove – e si fa scaricare l’app ai presenti. Quando inizierà l’evento questi ultimi dovranno solo più scegliere in che lingua vorranno sentire la conferenza.
Importare i contatti degli invitati e tracciare ogni loro informazione rispetto all’evento – invito inviato, partecipazione confermata, presenza all’evento e numero di accompagnatori – è possibile farlo tutto in un’unica app. Altri vantaggi? Sincronizzazione con iCloud e creazione di report in PDF completi di tutte le info annotate.
Se inserire una nota app come ‘LinkedIn’ in questa classifica vi sembra troppo scontato, è perché non avete letto la parola successiva. Nearby, in italiano Trova nelle vicinanze, è una funzione gratuita e molto poco conosciuta. Per attivarla è necessario cliccare la seconda icona nella barra in basso a partire da destra – quella con le due sagome di persone – il tasto Connetti sulla destra – una persona con il + di fianco – e poi selezionare Nelle Vicinanze dal menu a tendina. Grazie alla connessione bluetooth riuscirete a vedere le persone intorno a voi, il relativo lavoro e a collegarvi in tempo reale. L’ideale per fare network agli eventi.