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Quali sono i vantaggi di
rivolgersi a un professionista?

27 Agosto 2019

Professionista: quali sono i vantaggiTi è stato commissionato un evento da organizzare, ma non hai esperienza? Come ti muovi?

Nelle situazioni di questo tipo esistono due strade alternative da percorrere: organizzare l’evento in completa autonomia oppure rivolgersi a un professionista.

Entrambe le opzioni comportano dei pro e dei contro insiti nella scelta, che non si possono evitare.

Conoscerli consapevolmente a monte può essere d’aiuto nel compiere la scelta giusta.

L’opzione di organizzare l’evento autonomamente è indubbiamente la strada più immediata. Dopo aver riorganizzato bene le idee in uno schema che ci consenta di inquadrare gli step da seguire in ordine temporale, bisogna suddividere il budget fra le varie operazioni da eseguire: affitto della location, costi di pernottamento e ristorazione interna, catering ed eventuali cene aziendali all’esterno della struttura, eventuali forme di intrattenimento o team building, spese di logistica, accompagnamento etc…

La presa in carico di un compito così complesso implica un lavoro di acquisizione contatti, di valutazione di preventivi e di quotidiani aggiornamenti operativi, affinché l’evento vada nel migliore dei modi. Tutto ciò presuppone, oltre alle competenze necessarie, anche una sufficiente quantità di tempo da dedicare, che potrebbe intaccare il proprio tempo a disposizione per il lavoro principale.

L’opzione di rivolgersi a un professionista è solitamente la strada alternativa, anche se talvolta emergono alcune resistenze. Le motivazioni principali sono un aumento dei costi organizzativi dell’evento, la sfiducia verso un profilo di cui non conosciamo il precedente operato e, in alcuni casi, un moto d’orgoglio che ci spinge a voler dimostrare di essere all’altezza del compito assegnatoci.

Se l’ultimo fattore non si presenta in tutti i casi, gli altri due sono difficilmente evitabili, ma è doveroso fare alcune considerazioni in merito.

Se non disponiamo di sufficiente esperienza nell’organizzazione di un evento della portata simile a quello commissionatoci, affidarsi a un professionista sarà una scelta più che doverosa per evitare gli errori più comuni dati dall’inesperienza. Ciò comporterebbe anche una conseguenza positiva: l’aver un unico punto di riferimento sia sul fronte generale dell’organizzazione, sia sul fronte fatturazione. L’aumento delle spese implicito in questa strada non ci deve far desistere dal fine ultimo dell’evento, ovvero il soddisfacimento degli obiettivi aziendali per quell’occasione. Scopo che potrebbe non essere raggiunto in caso di ‘evento fai da te’.

Per quanto riguarda il fattore sfiducia, è bene reperire consigli tramite il passaparola fra le nostre conoscenze. In caso contrario, il controllo delle recensioni, se presenti, e di una Case History affidabile sarà la migliore cartina al tornasole.

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